Väčšina firiem sa pri výbere systému pýta na cenu a funkcie. Otázky, ktoré rozhodnú o tom, či o dáta neprídete, padnú málokedy.
Päť otázok, ktoré sa oplatí položiť
1. Kde dáta fyzicky ležia
Nestačí odpoveď „v cloude". Pýtajte sa na krajinu a poskytovateľa. Pre firmu podnikajúcu v EÚ je server v EÚ jednoduchšia situácia z hľadiska ochrany osobných údajov.
2. Ako často a kam sa zálohuje
Kľúčová doplňujúca otázka je, či záloha leží inde než produkčné dáta a či niekto niekedy skúšal obnovu. Záloha, ktorú nikto neskúsil obnoviť, je len predpoklad.
3. Kto z dodávateľa má prístup k vašim dátam
Nejaký prístup pre podporu existovať musí, inak vám nikto nepomôže. Dôležité je, či sa prístupy zaznamenávajú a či viete zistiť, kto sa do vášho prostredia prihlásil.
4. Čo sa stane, keď skončíte
Toto sa pýtajte hneď na začiatku, nie na konci. Potrebujete vedieť, v akom formáte dáta dostanete a ako dlho ich dodávateľ drží po ukončení. Systém, z ktorého sa nedá odísť s dátami, je pasca bez ohľadu na to, aký je dobrý.
5. Ako sú riešené prístupy vo vnútri vašej firmy
Najčastejší bezpečnostný problém nie je útok zvonku, ale to, že v systéme vidí každý všetko. Odchádzajúci zamestnanec si vezme kompletnú databázu zákazníkov s cenami. Práva a role nastavené tak, aby každý videl len to, čo potrebuje, sú prvá a najúčinnejšia ochrana.
Prístupy a heslá vo firme
Samostatná kapitola sú prístupy k e-mailom, doménam a portálom. Vo väčšine firiem sú v hlave jedného človeka alebo v poznámkach v telefóne. Keď ten človek odíde alebo ochorie, je to problém. Na to slúži trezor prístupov — jedno miesto so záznamom o tom, kto si čo zobrazil.
Čo si nechať potvrdiť písomne
Umiestnenie dát, frekvenciu záloh a spôsob exportu pri ukončení. Nie preto, že by dodávateľ klamal, ale preto, že ústna dohoda o zálohovaní sa pri probléme ťažko vymáha.