Účtovníčka nepotrebuje dva dni na zaúčtovanie. Potrebuje ich na to, aby od vás dostala všetko, čo má zaúčtovať.
Tri veci, ktoré uzávierku predlžujú
1. Doklady, ktoré prídu na poslednú chvíľu
Bločky z tankovania a nákupov sa zbierajú po autách, peňaženkách a šuflíkoch a odovzdávajú sa hromadne na konci mesiaca. Časť z nich sa nenájde vôbec — a to je priamo nezaplatená daňová výhoda.
2. Doklady bez väzby
Prijatá faktúra bez informácie, na ktorú zákazku patrí, znamená otázku pre vás a čakanie pre účtovníčku. Pri desiatkach faktúr mesačne to je hodiny e-mailovej komunikácie.
3. Nejasné, čo už bolo odovzdané
Klasika: účtovníčka sa pýta na doklad, ktorý ste poslali pred týždňom v inom e-maile. Bez jedného miesta, kde je vidieť, čo je odovzdané, sa to opakuje každý mesiac.
Čo pomáha najviac
Odfotiť bloček v momente, keď vznikne. Nie zbierať ho. V MATODOMe technik odfotí bloček v telefóne, AI z neho vyťaží dodávateľa, sumu aj DPH a doklad je v systéme s väzbou na zákazku. Trvá to desať sekúnd na benzínke namiesto hodiny hľadania na konci mesiaca.
Prijaté faktúry z e-mailu rieši prijatá pošta — systém si ich stiahne zo schránky sám a založí z príloh doklady. Nikto nič nepreposiela.
Schvaľovanie ako vedľajší efekt
Keď už doklady tečú cez systém, oplatí sa zapnúť schvaľovanie. Faktúra ide podľa pravidla na správneho človeka a pri doklade zostane, kto ju odklepol. Firma tým prestane platiť veci, ktoré si nikto neobjednal.
Odovzdanie na jeden klik
Posledný krok je prestať posielať doklady e-mailom. Obrazovka Pre účtovníčku obsahuje celý mesiac — vydané aj prijaté faktúry vrátane príloh — a stiahne sa naraz. Odpadá dohadovanie, čo už bolo poslané.
Čo to spraví
Uzávierka sa neskráti preto, že by účtovníčka pracovala rýchlejšie. Skráti sa preto, že prestane čakať. Vedľajší efekt je, že si uplatníte doklady, ktoré ste doteraz strácali.