Firma, ktorá zisťuje stav úhrad raz mesačne pri uzávierke, sa o probléme dozvie v priemere o päť týždňov neskôr, než mohla.
Prečo je oneskorenie taký problém
Šanca na úhradu klesá s časom veľmi rýchlo. Faktúra po splatnosti týždeň sa rieši telefonátom. Faktúra po splatnosti tri mesiace sa už rieši právnikom a zvyčajne s ústupkom. Rozdiel medzi tými dvoma situáciami nie je v tvrdosti vymáhania, ale v tom, kedy ste si to všimli.
Prečo si to firmy nevšimnú včas
Nie preto, že by ich to nezaujímalo. Zistiť stav úhrad znamená otvoriť banku, otvoriť fakturačný program a ručne porovnať dva zoznamy. Je to práca na pol dňa, a preto sa robí raz mesačne. Medzitým firma nevie nič.
Párovanie s bankou je základ
Keď sa bankové pohyby párujú s faktúrami automaticky, stav úhrad je otázka jedného pohľadu. V MATODOMe to rieši modul Banka — pohyby sa načítajú, spárujú s vystavenými faktúrami a vidíte, čo je uhradené, čo čiastočne a čo vôbec. Nikto neodškrtáva výpis.
Upomienky, ktoré nemusí nikto posielať
Druhý krok je nenechať upomínanie na náladu. Automatická pripomienka tri dni po splatnosti vyrieši veľkú časť prípadov — obvykle nejde o neochotu, ale o zabudnutú faktúru v schránke. Až keď nezaberie ani druhá pripomienka, má zmysel volať.
V systéme sa to nastavuje ako automatizácia: keď je faktúra po splatnosti o X dní a nie je uhradená, odíde e-mail. Nikto na to nemusí myslieť.
Prevencia je lacnejšia: zálohy
Pri zákazkách, kde nakupujete drahý materiál, je najúčinnejšia obrana zálohová faktúra. Nefinancujete cudziu zákazku z vlastného a zároveň si overíte, či je zákazník platobne schopný, kým ste minuli peniaze.
Čo si z toho odniesť
Neuhradené faktúry nie sú problém vymáhania, ale viditeľnosti. Keď stav úhrad vidíte denne a prvá pripomienka odchádza sama, väčšina pohľadávok sa vyrieši skôr, než sa z nich stane téma. Zvyšok potom uvidíte aj v cashflow dostatočne skoro na to, aby ste podľa toho naplánovali nákupy.