Najčastejšia obava pri zmene systému nie je cena ani učenie. Je to strach, že firma príde o históriu — faktúry, zákazníkov, roky záznamov. Oprávnená obava, ale riešiteľná. Tu je, čo sa preniesť dá a kde bývajú problémy.
Dve cesty, ktorými sa dáta prenášajú
Cez API
Ak má váš systém rozhranie, je to najlepšia cesta. Prihlasovacím kľúčom sa z neho postupne stiahnu zákazníci, faktúry, cenník aj doklady. Výhoda je, že sa nič neprepisuje ručne, takže nevzniknú preklepy. Dôležité: pôvodný systém sa tým nijako nemení a dáta v ňom zostávajú — sťahovanie je iba čítanie.
Cez export
Keď rozhranie nie je alebo je uzamknuté vyšším predplatným, ide sa cez export do súboru. Je to o niečo pracnejšie a viac sa kontroluje, ale výsledok býva rovnaký. Pri niektorých systémoch sa oplatí na jeden mesiac zvýšiť predplatné, sprístupniť rozhranie, stiahnuť dáta a predplatné zase znížiť — vyjde to lacnejšie ako ručné dopĺňanie.
Čo sa prenesie takmer vždy
- Zákazníci a kontakty vrátane fakturačných údajov
- Vystavené faktúry s položkami
- Cenník a skladové položky
- Cenové ponuky a dodacie listy
- Prijaté faktúry a náklady
Kde to zvyčajne škrípe
Toto je časť, ktorú vám dodávatelia nepovedia dopredu, hoci sa opakuje takmer pri každej migrácii.
- Úhrady. Veľmi časté. Rozhranie vráti faktúry, ale nie informáciu, či sú zaplatené. Po importe potom celá história svieti ako nezaplatená a firma sa zľakne. Rieši sa doťahovaním stavov osobitne — treba s tým rátať a nenechať sa vystrašiť prvým pohľadom na nástenku.
- Text nad položkami faktúry. Mnohé systémy majú nad položkami voľný popis a firmy si doň píšu dôležité veci — evidenčné číslo vozidla, meno technika, číslo objednávky. Pri prenose sa to často stratí do poznámky. Ak podľa toho dohľadávate históriu, treba na to upozorniť vopred.
- Číselné rady. Nové faktúry musia nadviazať na posledné číslo, inak vznikne v účtovníctve zmätok. Nastavuje sa to raz, ale zabudnúť sa na to nesmie.
- Viac firiem, viac prístupov. Ak podnikáte cez viacero spoločností, každá má vlastný prístup do pôvodného systému. Migrácia sa robí pre každú zvlášť.
- Prílohy a fotky. Dokumenty pripnuté k zákazkám rozhrania často nevracajú vôbec. Väčšinou sa prenášajú len tie z posledného obdobia.
Ako to prebieha v praxi
- Prístup. Spoločný hovor so zdieľanou obrazovkou, kde si v starom systéme vygenerujete kľúč. Trvá to pár minút.
- Skúšobný import. Dáta sa natiahnu a vy ich prejdete. Cieľom je nájsť, čo chýba — nie schváliť, že je všetko dokonalé.
- Doťahovanie. Doplní sa to, čo rozhranie nedalo. Tu odpadne väčšina času.
- Kontrola a štart. Porovnajú sa počty a sumy, nastavia sa číselné rady a určí sa deň, od ktorého sa fakturuje už len v novom systéme.
Jedna vec, ktorú si vypýtajte dopredu
Nech vám dodávateľ potvrdí, ako sa dáta dostanú von, keby ste raz odchádzali. Export do bežného formátu by mal byť samozrejmosť. Firma, ktorá to nevie odpovedať, vám nedáva systém — dáva vám klietku.