Kniha jázd je jeden z tých dokladov, ktoré sa vo firme robia na poslednú chvíľu — obvykle v nedeľu večer pred podaním priznania. Presne preto býva prvá, na ktorú sa pri kontrole pozerá.
Čo v knihe jázd musí byť
Pri každej jazde potrebujete dátum, účel cesty, miesto začiatku a cieľa, počet prejdených kilometrov a stav tachometra. K vozidlu potom evidenčné číslo, obdobie používania a kto ho v danom čase mal pridelené. Nič z toho nie je zložité — problém je, že sa to musí zapísať v deň, keď sa jazdilo.
Prečo spätné dopisovanie neobstojí
Kniha jázd napísaná naraz za tri mesiace má typicky tri stopy, ktoré si kontrolór všimne. Kilometre sedia priveľmi presne — reálne jazdy nikdy nevychádzajú na okrúhle čísla. Trasy sa opakujú v rovnakom poradí, hoci v realite sa poradie zastávok mení podľa toho, ako volajú zákazníci. A stav tachometra rastie lineárne, akoby sa jazdilo každý deň rovnako.
Druhý problém je vecný: keď knihu jázd dopisujete spätne, nemáte podklad. Neviete, či ste 14. marca boli v Nitre alebo v Trnave, a tak to odhadnete. Odhad sa nedá obhájiť.
Ako to vyriešiť bez práce navyše
Jediný spôsob, ako mať knihu jázd hodnovernú a zároveň sa jej nevenovať, je nechať ju vznikať z toho, čo sa aj tak eviduje. Ak máte v systéme naplánované výjazdy s adresami, jazda z nich vzniká sama — dátum, cieľ aj účel sú už zapísané.
V MATODOMe to funguje tak, že kniha jázd sa napĺňa z výjazdov a z uzavretých trás. Vodič ráno vidí zastávky v telefóne, odškrtáva ich počas dňa a večer sa z trasy stane záznam. Nikto nič nedopisuje.
Ak chcete, aby sa jazdy zapisovali úplne bez telefónu, stačí do auta zasunúť GPS jednotku. Kilometre a stav tachometra potom idú do knihy jázd priamo z auta.
Na čo si dať pozor pri viacerých vodičoch
Keď jedno auto strieda viac ľudí, kniha jázd sa rozsype najrýchlejšie. Potrebujete evidovať obdobia, kedy mal vozidlo pridelené kto — inak sa nedá určiť, kto akú jazdu vykonal. To isté platí pre súkromné jazdy: musia byť oddelené, nie vynechané.
Súkromné jazdy a 80/20
Ak si uplatňujete paušálne výdavky 80 %, knihu jázd viesť nemusíte. Má to však háčik — pri paušále si uplatníte 80 % zo všetkých nákladov na auto vrátane PHM, a to sa neoplatí firme, ktorá autom reálne najazdí desiatky tisíc kilometrov na zákazkách. Pri vysokom nájazde býva výhodnejšia riadna evidencia, len ju treba viesť tak, aby nestála hodiny.
Čo z toho vyplýva
Kniha jázd nie je problém pravidiel, ale zberu údajov. Kým sa jazdy zapisujú ručne a spätne, bude to vždy nepresné a vždy na poslednú chvíľu. Keď vznikajú z plánovaných výjazdov, prestane to byť téma — a pri kontrole máte podklad, ktorý sedí s faktúrami aj so zákazkami.