Kedy sa zákazkový list používa
- Servis a opravy – zariadenie, ktoré zákazník prinesie, alebo výjazd k nemu.
- Menšie montáže, ktoré nemajú zmluvu o dielo, ale treba mať dohodnutý rozsah a cenu.
- Práce naviac na existujúcej zákazke – aby bolo jasné, kto ich objednal.
Čo musí obsahovať zákazkový list
- Číslo zákazky, dátum prijatia a požadovaný termín.
- Zákazníka – meno alebo firmu, adresu a kontakt.
- Predmet zákazky – zariadenie s výrobným číslom alebo objekt.
- Požiadavku zákazníka jeho vlastnými slovami.
- Dohodnuté podmienky – odhad ceny, limit, do ktorého môžete pracovať bez ďalšieho súhlasu, a zálohu.
- Vykonané práce, hodiny a materiál.
- Podpisy pri prijatí aj pri ukončení zákazky.
Limit ceny chráni obe strany
Najčastejší spor v servise: zákazník čakal opravu za sto eur, faktúra je na tristo. Riešenie je jedno políčko – limit bez ďalšieho súhlasu. Ak sa pri práci ukáže, že oprava bude drahšia, technik zavolá a dohodne sa. Zákazník nie je prekvapený a vy máte podpísané, čo bolo dohodnuté.
Jeden papier od prijatia po faktúru
Zákazkový list putuje s prácou: prijme ho kancelária, technik doplní, čo urobil, a podľa vyplneného listu sa vystaví faktúra. Keď sa stratí alebo sa nedopíše materiál, peniaze zostanú na stole. Preto je dôležité, aby každý list mal číslo a v kancelárii bolo vidieť, ktoré zákazky sú otvorené.
Ako vyplniť vzor
- Pri prijatí doplňte číslo, dátum, termín, zákazníka a predmet zákazky.
- Požiadavku zapíšte tak, ako ju povedal zákazník.
- Dohodnite odhad ceny a limit a nechajte zákazníka podpísať.
- Technik doplní vykonané práce, hodiny a materiál.
- Pri ukončení zaškrtnite stav a zákazník potvrdí prevzatie.
Zákazky v MATODOMe
V MATODOMe je zákazkový list digitálna zákazka: kancelária ju založí, technik ju vidí v telefóne v pláne dňa, zapíše prácu, materiál a fotky a zákazník podpíše na mieste. Kancelária hneď vidí, čo je hotové, a faktúru vystaví zo zákazky jedným klikom. Žiadny papier sa nestratí v aute.
Časté otázky
Aký je rozdiel medzi zákazkovým listom a servisným protokolom?
Zákazkový list pokrýva celú zákazku od objednávky po ukončenie vrátane podmienok a ceny. Servisný protokol je záznam o konkrétnom zásahu na zariadení. Pri jednoduchom servise ich firmy často spájajú do jedného dokumentu.
Musí zákazník zákazkový list podpísať?
Odporúčame dvakrát: pri prijatí (súhlas s podmienkami a limitom ceny) a pri ukončení (prevzatie práce). Bez podpisu sa dohodnutý limit ťažko preukazuje.
Je zákazkový list daňový doklad?
Nie. Je to podklad pre faktúru alebo pokladničný doklad, ktorý sa vystavuje samostatne.
Čo ak sa pri oprave ukáže, že bude drahšia?
Zastavte prácu pri dohodnutom limite, kontaktujte zákazníka a nový súhlas si zapíšte na zákazkový list s dátumom a časom hovoru.
Môžem si vzor upraviť?
Áno. Word aj Excel sú plne upraviteľné – doplňte logo, obchodné podmienky na zadnú stranu a uložte si šablónu.
