Kedy sa servisný protokol vypĺňa
Pri každom zásahu na zariadení u zákazníka: pravidelný servis kotla, tepelného čerpadla či klimatizácie, oprava poruchy, reklamácia, inštalácia a uvedenie do prevádzky alebo kontrola. Výrobcovia zariadení navyše často podmieňujú predĺženú záruku pravidelným servisom – a jediný dôkaz, že prebehol, je protokol.
Čo musí obsahovať servisný protokol
- Dátum a čas zásahu – nie len dátum. Pri poruchách rozhoduje reakčný čas.
- Kto zásah vykonal – konkrétny technik, nie len firma.
- Identifikáciu zariadenia – typ, výrobca, model a hlavne výrobné číslo. Nie „kotol v pivnici“.
- Typ zásahu – servis, oprava, reklamácia, inštalácia, revízia.
- Zistený stav pred zásahom – čo technik našiel, kým začal robiť.
- Vykonané úkony a použitý materiál – podklad pre faktúru aj pre ďalší servis.
- Stav po zásahu a odporúčania pre zákazníka.
- Podpis technika a zákazníka s dátumom.
Prečo rozhodujú fotky
Text v protokole napísal váš technik, takže ho druhá strana môže spochybniť. Fotka s časovou značkou nie. Najčastejší spor v servise nie je o tom, či ste prišli, ale v akom stave zariadenie bolo predtým – korózia, praskliny, zásah tretej strany. Tri fotky pred začatím práce vyriešia väčšinu takýchto sporov. Preto má vzor políčko pre počet fotiek – aby bolo zrejmé, že fotodokumentácia existuje.
Podpis na mieste, nie o týždeň
Protokol podpísaný o týždeň v kancelárii má oveľa menšiu váhu. Zákazník už medzitým videl výsledok, poradil sa a spomenul si na výhrady. Nechajte ho podpísať, kým je technik ešte pri zariadení – potvrdzuje tým vykonanie prác a zároveň stav, v ktorom zariadenie preberá.
Ako vyplniť vzor
- Číslo protokolu, dátum a čas príchodu a odchodu.
- Údaje zákazníka a zariadenia – výrobné číslo opíšte zo štítka.
- Zaškrtnite typ zásahu a opíšte nahlásenú poruchu vlastnými slovami zákazníka.
- Zistený stav a vykonané úkony píšte konkrétne: čo bolo zle, čo ste vymenili, aké hodnoty ste namerali.
- Materiál a náhradné diely s množstvom, odpracované hodiny a kilometre – z toho vystavíte faktúru.
- Stav po zásahu, odporúčania a podpisy oboch strán.
Servisný protokol v MATODOMe
Technik vyplní protokol v telefóne podľa šablóny pre daný typ práce – polia a texty sú pripravené, dopĺňa len to, čo je špecifické. Fotky pridá z fotoaparátu, zákazník podpíše prstom a PDF s vaším logom odíde e-mailom automaticky. Protokol zostane pri zákazke aj pri zariadení, takže pri ďalšom servise vidíte celú históriu zásahov. Viac v článku Servisný protokol: čo v ňom musí byť a v module protokolov.
Časté otázky
Je servisný protokol povinný?
Všeobecne ho zákon nepredpisuje, ale pri reklamácii, záručnom servise či spore o úhradu je to váš hlavný dôkaz. Výrobcovia zariadení ho pri záručnom servise často vyžadujú a pri niektorých zariadeniach je pravidelný servis podmienkou záruky.
Aký je rozdiel medzi servisným protokolom a revíznou správou?
Revíznu správu vystavuje revízny technik s príslušným oprávnením podľa predpisov pre dané zariadenie (napríklad elektro, plyn, tlakové nádoby). Servisný protokol je záznam o bežnom servise alebo oprave a takéto oprávnenie nevyžaduje.
Koľko rokov treba servisné protokoly uchovávať?
Minimálne počas záručnej doby zariadenia, ideálne počas celej jeho životnosti. Ak je protokol podkladom k faktúre, platia aj lehoty na uchovávanie účtovných dokladov.
Musí zákazník protokol podpísať?
Nemusí, ale bez podpisu je jeho dôkazná hodnota výrazne nižšia. Ak zákazník odmietne podpísať, zapíšte to do protokolu a pripojte fotky.
Môžem si vzor upraviť pre svoje zariadenia?
Áno. Word a Excel sú plne upraviteľné – doplňte logo, kontrolné body pre vaše zariadenia (tlaky, teploty, merania) a uložte si vlastnú šablónu.
